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Datenschutzerklärung für Bewerbungen und Teilnahmen an Weiterbildungsprogrammen (MBA, LLM, MSc, BSc, DiplombetriebswirtIn, Universitätslehrgänge)
1. Wofür verwenden wir Ihre Daten und an wen geben wir diese weiter?
Die Zwecke und Rechtsgrundlagen für die Datenverarbeitung sind im Folgenden angeführt. Für manche dieser Zwecke kann es notwendig sein, die Daten an Dritte zu übermitteln. Werden Daten übermittelt, sind die jeweiligen Empfängerkategorien ebenfalls angeführt. Wenn Sie uns die jeweils erforderlichen Daten nicht bereitstellen, können wir Ihnen unsere Services leider nicht zur Verfügung stellen.
1.1. Online-Bewerbung
Die Verarbeitung erfolgt zur Durchführung des Bewerbungs-/Aufnahmeverfahrens und für die etwaige Zulassung zu dem beantragten Studium.
Folgende Datenkategorien werden verarbeitet: Name, Geburtsdaten, Geschlecht, Staatsangehörigkeit, Muttersprache, verliehene und allfällige weitere akademische Titel, Kontaktdaten, Wohn- und Zustelladresse, beantragtes Studium, Daten und Zeugnisse zum Nachweis der Master Zulassungsberechtigung (bei Masterprogrammen) bzw. zum Nachweis der Hochschulreife (bei Universitätslehrgängen und DiplombetriebswirtIn), Matrikelnummer (falls vorhanden),Vorstudiendaten, Daten zur Berufserfahrung, Angaben zur Programmentscheidung und zu Medienpräferenzen, Kopie Reisepass, Sozialversicherungsnummer, bereichsspezifisches Personenkennzeichen (bPK), Lebenslauf, Motivationsschreiben, Empfehlungsschreiben, Abschlussdokumente zu den Vorstudien, digitales Foto
Rechtsgrundlagen für die Verarbeitung sind die Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen gemäß Art 6 Abs 1 lit c DSGVO, unter anderem Universitätsgesetz 2002 (UG), WU Satzung, Personengruppenverordnung 2018 (PersGV), Universitätsberechtigungsverordnung (UBVO), Universitäts-Studienevidenzverordnung 2004, Bildungsdokumentationsgesetz 2020 (BilDokG), Universitäts- und Hochschulstatistik- und Bildungsdokumentationsverordnung (UHSBV), Hochschülerinnen- und Hochschülerschaftsgesetz 2014 (HSG) sowie die Wahrnehmung einer Aufgabe im öffentlichen Interesse gemäß Art 6 Abs 1 lit e DSGVO. Empfänger*innen sind der Datenverbund der Universitäten und Hochschulen, österreichische Hochschülerinnen- und Hochschülerschaft sowie die Statistik Austria.
1.2. Studierendenverwaltung
Die Verarbeitung erfolgt zur Durchführung und Abwicklung Ihres Studiums, wie Kommunikation, Ausstellung des Studierendenausweises, Raumreservierungen und Zutrittsberechtigungen, Vorschreibung/Bezahlung eines allfälligen Studienbeitrages bzw. eines Erlasses/Rückerstattung oder einer Rückzahlung, ggfs. Verwaltung eines Stipendiums sowie Verleihung von akademischen Graden.
Folgende Datenkategorien werden verarbeitet: Name, Geburtsdaten, Geschlecht, Matrikelnummer, Sozialversicherungsnummer, Staatsangehörigkeit, bei Fremden die Daten des zur Identitätsfeststellung vorgewiesenen Reisedokumentes, Heimat- und Zustelladresse, verliehene und allfällige weitere akademische Titel, Kontaktdaten, bereichsspezifisches Personenkennzeichen (bPK), Studienbewerbungsdaten, Statistikmarken für die Personen- und Studienzählung, Beitragsstatus gem. §§ 91 und 92 UG, Zahlungsdaten, Ausbildungs- und Qualifikationsdaten, Antrags-, Zulassungs- oder Beginndatum des Studiums, Form, Datum und Ausstellung der allgemeinen Universitätsreife, Maturasprache und Maturaort, höchste abgeschlossene Schulbildung der Eltern (USTAT1), Grad einer allfälligen Beeinträchtigung, Lichtbild für Studierendenausweis, Zulassungsstatus, allfällige Befristung der Zulassung, Meldung der Fortsetzung des Studiums (Rückmeldung), Beendigungsdatum und -form der jeweiligen Ausbildung sowie die Bezeichnung der beendeten Ausbildung, falls vorhanden Daten früherer Studienberechtigungsprüfungen.
Rechtsgrundlagen für die Verarbeitung sind die Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen gemäß Art 6 Abs 1 lit c DSGVO, unter anderem Universitätsgesetz 2002 (UG), WU Satzung, Personengruppenverordnung 2018 (PersGV), Universitätsberechtigungsverordnung (UBVO), Universitäts-Studienevidenzverordnung 2004, Studienbeitragsverordnung (StubeiV), Bildungsdokumentationsgesetz 2020 (BilDokG), Universitäts- und Hochschulstatistik- und Bildungsdokumentationsverordnung (UHSBV), Zustellgesetz (ZustG), Studienförderungsgesetz (StudFG), Hochschülerinnen- und Hochschülerschaftsgesetz 2014 (HSG), Allgemeines Verwaltungsverfahrensgesetz 1991 (AVG) sowie die Wahrnehmung einer Aufgabe im öffentlichen Interesse gemäß Art 6 Abs 1 lit e DSGVO.
Empfänger*innen sind der Datenverbund der Universitäten und Hochschulen, österreichische Hochschülerinnen- und Hochschülerschaft, Banken, Bundesanstalt Statistik Österreich.
1.3. Lehre und Prüfungsverwaltung
Die Verarbeitung erfolgt für die Durchführung, Unterstützung und Administration von Lehrveranstaltungen und Prüfungen, inkl. online bzw. digital gestützter Lehre/Prüfungen, wie An- und Abmeldung, Anwesenheitskontrolle, Bereitstellung von Lehr- und Lerninhalten sowie Kommunikation, Dokumentation von Lehrveranstaltungen sowie Prüfungsleistungen und wissenschaftlichen Arbeiten, inklusive Plagiatsprüfungen.
Folgende Datenkategorien werden verarbeitet: Accountdaten, Anmeldedaten zu Lehrveranstaltungen/Prüfungen, Prüfungsdaten im Umfang der Prüfungsprotokolle, Semesterstunden abgelegter Prüfungen, Semesterstunden positiv beurteilter Prüfungen, erlangte ECTS-Punkte bzw. ECTS-Anrechnungspunkte, Prüfungsanerkennungsdaten, Art und Datum von erfolgreich abgelegten Prüfungen, Zusatzprüfungen, Daten zu wissenschaftlichen Arbeiten, Plagiatsfalldaten, Inhaltsdaten im Rahmen digital gestützter Lehrveranstaltungen, wie Uploads, Web-Recordings, Texteingaben, Lehrveranstaltungsinformationen, Kalendereinträge und synchronisierte Termine (z.B. LV-Termine), Metadaten/Protokolldaten (z.B. wie IP Adressen, Geräte-/Hardware-Informationen).
Rechtsgrundlagen für die Verarbeitung sind die Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen gemäß Art 6 Abs 1 lit c DSGVO (u.a. § 78 UG), die Wahrnehmung einer Aufgabe im öffentlichen Interesse gemäß Art 6 Abs 1 lit e DSGVO, Art 89 DSGVO (wissenschaftliche Forschungszwecke), das Universitätsgesetz 2002 (UG), das Forschungsorganisationsgesetz (FOG) sowie die WU Satzung, die WU Prüfungsordnung und der Studienplan.
Empfänger*innen sind Gutachter*innen sowie von der WU eingesetzte Auftragsverarbeiter*innen.
1.4. Videokonferenzen
Die Verarbeitung erfolgt zum Zweck der Durchführung von Videokonferenzen.
Folgende Datenkategorien werden verarbeitet: Accountdaten, Inhaltsdaten, wie Texteingaben bei Nutzen der Chatfunktion, Präsentationen, Audio und Videodaten, bei Aktivierung der Kamera und des Mikrofons, Metadaten/Protokolldaten (z.B. IP-Adressen, Geräte- /Hardware-Informationen, Verbindungsdaten).
Rechtsgrundlagen für die Verarbeitung sind die Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen gemäß Art 6 Abs 1 lit c DSGVO (§ 3 Z 1, 6 und 7 und §§ 76 ff UG 2002) sowie die Wahrnehmung einer Aufgabe im öffentlichen Interesse gemäß Art 6 Abs 1 lit e DSGVO, insbesondere zur Gewährleistung des Rechts auf Bildung gemäß Art 14 GRC, zur Sicherstellung der Lernfreiheit der Studierenden gemäß § 2 UG sowie des Rechts auf Teilnahme an den für das Ausbildungsziel notwendigen Lehrveranstaltungen gemäß § 59 UG. Zudem beruft sich die WU auf das berechtigte Interesse gemäß Art 6 Abs 1 lit f DSGVO, einfach zugängliche und ortsunabhängige Kommunikation zu ermöglichen.
Empfänger*innen sind die Anbieter der Videokonferenzsysteme, insbesondere Zoom Video Communications Inc. (Zoom) und Microsoft (Microsoft Teams) mit Sitz in den USA.
1.5. Online-Aufsicht
Die Verarbeitung erfolgt zum Zweck der Durchführung und Gewährleistung der Integrität der Online-Prüfung, insbesondere zur Sicherstellung, dass die Prüfung ausschließlich von der zu prüfenden Person bearbeitet wird, es keinen mündlichen Austausch mit Dritten gibt und auf keine unerlaubten Ressourcen (ggf. Internet, eigener Computer) zugegriffen wird.
Folgende Datenkategorien werden verarbeitet: Name, Matrikelnummer, Kontaktdaten, Audio- und Videodaten bei Aktivierung der Kamera und des Mikrofons, hochgeladene Fotos/Ausweis.
Rechtsgrundlagen für die Verarbeitung sind die Wahrnehmung einer Aufgabe im öffentlichen Interesse gemäß Art 6 Abs 1 lit e DSGVO, insbesondere für die Feststellung und Beurteilung des Studienerfolgs gemäß § 72 UG. Nach § 73 UG ist eine Beurteilung mit Bescheid für nichtig zu erklären, wenn bei einer Prüfung die Beurteilung, insbesondere durch die Verwendung unerlaubter Hilfsmittel, erschlichen wurde. Weitere Rechtsgrundlagen sind Art 9 Abs 2 lit j DSGVO iVm Art 89 Abs 1 DSGVO und § 2f Abs 5 Forschungsorganisationsgesetz (FOG).
1.6. Evaluierung und Qualitätssicherung in der Lehre
Die Verarbeitung der Daten der Studierenden- und Absolvent*innenbefragungen erfolgt zum Zweck der Qualitätssicherung und Weiterentwicklung des Lehrangebotes. Diese Daten liefern uns wichtige Informationen über die Studiensituation aus Sicht der Studierenden über den gesamten Student Lifecycle hinweg als Basis für die Weiterentwicklung der Studienqualität an der WU.
Folgende Datenkategorien werden verarbeitet: Studiendaten, Aufnahmeverfahren und Studienbeginn, soziodemografische Daten, Studienentscheidung, Tätigkeiten vor Studienbeginn, Studienberechtigungen, geplanter Verlauf des Studiums, geplante studienbezogene Auslandsaufenthalte, Pläne nach dem Studium, Arbeitslast im Studium, Berufsplanung, Studienzufriedenheit, Orientierung im Studium, Einstellungen zum Studium, Selbsteinschätzung im Studienverlauf, geplanter Verlauf eines weiteren Studiums, Zufriedenheit mit technischer Infrastruktur, Jobsuche, berufliche Situation, Dauer der Berufsausübung, Berufsbezeichnung, Berufserfahrung, allfällige Verbesserungsvorschläge, finanzielle Situation, Infos zu Bachelor-/Masterarbeit, besondere Kenntnisse und Qualifikationen, Account-Daten.
Rechtsgrundlagen für die Verarbeitung sind die Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen gemäß Art 6 Abs 1 lit c DSGVO sowie die Wahrnehmung einer Aufgabe im öffentlichen Interesse gemäß Art 6 Abs 1 lit e DSGVO (ua. § 14 UG, §§ 18ff Hochschul-Qualitätssicherungsgesetz, § 141 UG, Bildungsdokumentationsgesetz, Satzung WU).
1.7. IT Benutzer*innenverwaltung und Support, Gewährleistung der IT-Funktionalität und IT-Sicherheit
Die Verarbeitung erfolgt für zur Gewährleistung der IT-Funktionalität und IT-Sicherheit sowie für die Verwaltung und den Support von Accounts, Berechtigungen, Benutzer-IDs sowie Self-Services rund um den WU-Account und damit verbundener Dienste. Die WU zieht zu diesem Zweck auch externe IT-Dienstleister*innen als Auftragsverarbeiter*innen zur Bereitstellung, Betreuung und/oder Wartung der von der WU eingesetzten Anwendungen und Systeme heran.
Folgende Datenkategorien werden verarbeitet: WU-Accountdaten, Name, bereichsspezifisches Personenkennzeichen (bPK), Kontaktdaten, Foto des Studierendenausweises, Inhaltsdaten, Protokolldaten, Zutrittsberechtigungen.
Rechtsgrundlagen für die Verarbeitung sind das berechtigte Interesses an sicherer und funktionierender Benutzer*innenverwaltung gemäß Art 6 Abs 1 lit f DSGVO sowie die Erfüllung einer gesetzlichen Verpflichtung gemäß Art 6 Abs 1 lit c DSGVO, geeignete technische und organisatorische Maßnahmen zu treffen, um ein dem Risiko angemessenes Schutzniveau zu gewährleisten, Art 24, Art 32 DSGVO.
Empfänger*innen sind Microsoft Österreich für den Studierenden Email Account (Microsoft 365). Die Daten werden von Microsoft innerhalb der EU gespeichert. Zur physischen Lagerung der Datenspeicherung (Backup-Daten) ziehen wir das Ausfallrechenzentrum des Bundes als Auftragsverarbeiter heran. Darüber hinaus ziehen wir weitere IT Dienstleister*innen als Auftragsverarbeiter*innen zur Bereitstellung, Betreuung und/oder Wartung der von der WU eingesetzten IT-Anwendungen und IT-Systeme heran.
1.8. Absolvent*innenverwaltung
Die Verarbeitung erfolgt für die Pflege der Kontakte zu Absolvent*innen, wie Information zu Weiterbildungen, Veranstaltungen, Exkursionen, Umfragen.
Folgende Datenkategorien werden verarbeitet: Name, Kontaktdaten, Geburtsdatum, Matrikelnummer, Studienabschluss, Studienrichtung, Titel, Anrede, Geschlecht, frühere Namen, Spenden, Veranstaltungsdaten.
Rechtsgrundlagen für die Verarbeitung sind die Wahrnehmung einer Aufgabe im öffentlichen Interesse gemäß Art 6 Abs 1 lit e DSGVO (§ 3 Ziffer 10 UG: Kontaktpflege zu Absolvent*innen, § 3 Ziffer 5 UG: Weiterbildung von Absolvent*innen), bei der Teilnahme an kostenpflichtigen Veranstaltungen die Vertragserfüllung gemäß Art 6 Abs 1 lit b DSGVO sowie das berechtigte Interesse gemäß Art 6 Abs 1 lit f DSGVO (Öffentlichkeitsarbeit).
Empfänger*innen sind Druckereien, Post, Banken, Payment Provider, Steuerberater, Wirtschaftsprüfer, Finanzbehörden. Als Auftragsverarbeiter wird die Data Dialog EDV Systeme GmbH eingesetzt.
1.9. Bibliotheksverwaltung
Die Verarbeitung erfolgt zum Zweck der Nutzung der Universitätsbibliothek und der angebotenen bibliothekarischen Dienstleistungen inklusive Entlehnung sowie gegebenenfalls für Mahnzwecke und etwaiger damit verbundener Rechtsdurchsetzung.
Folgende Datenkategorien werden verarbeitet: Name, Matrikelnummer, Geschlecht, Geburtsdatum, Kontaktdaten, Bibliotheksausweisdaten, User-ID, Entlehndaten, Rechnungs- und Zahlungsdaten, Mahndaten, Protokolldaten.
Rechtsgrundlagen für die Verarbeitung sind die Wahrnehmung einer Aufgabe im öffentlichen Interesse gemäß Art 6 Abs 1 lit e DSGVO.
Empfänger*innen sind externe Dienstleister (Firma Ex Libris GmbH, Discoverysystem Primo, Smartfreq Ltd. und k42-Gregor Dorfbauer), österreichische Bibliothekenverbund, Finanzprokuratur, Mensa.
1.10. Spindverwaltung
Die Verarbeitung erfolgt zum Zweck der Nutzung von elektronischen Schließfächern.
Folgende Datenkategorien werden verarbeitet: Name, Matrikelnummer, Geschlecht, Geburtsdatum, Kontaktdaten, Spindnummer, Bibliotheksausweisdaten, Nutzungszeitraum, Protokolldaten.
Rechtsgrundlagen für die Verarbeitung sind die Vertragserfüllung gemäß Art 6 Abs 1 lit b DSGVO sowie das berechtigte Interesse am Schutz des Eigentums gemäß Art 6 Abs 1 lit f DSGVO.
Empfänger*in ist die Firma Gantner Electronic GmbH, die die WU als Auftragsverarbeiterin heranzieht.
1.11. Rechtsstreitigkeiten
Die Verarbeitung erfolgt zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
Folgende Datenkategorien werden verarbeitet:
Name, Kontaktdaten, Matrikelnummer, Akteninhalte, Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist das überwiegende berechtigte Interesse der WU an der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen gemäß Art 6 Abs 1 lit f DSGVO.
Empfänger*innen sind involvierte Personen, wie insbesondere Gerichte und Rechtsvertreter, Staatsanwaltschaft.
2. Werden Ihre Daten an Empfänger*innen außerhalb der EU / des EWR weitergegeben?
Im Rahmen der Studierendenverwaltung werden gewöhnlich keine Daten an Empfänger*innen außerhalb der EU / des EWR übermittelt. Jedoch kann es im Rahmen der Zusammenarbeit mit Partner*innen außerhalb der EU / des EWR und bei internationalen Kooperationen sowie beim Einsatz von Clouddiensten zu einer Datenübermittlung in Drittländer kommen. Hierbei kommen die Regelungen nach Art 44 ff DSGVO zur Anwendung. Die Übermittlung erfolgt dabei entweder auf Grundlage eines Angemessenheitsbeschlusses gemäß Art 45 DSGVO, geeigneter Garantien gemäß Art 46 DSGVO (insb. Abschluss von Standardvertragsklauseln gem. Art 46 Abs 2 lit c), mit ausdrücklicher Einwilligung der betroffenen Personen gemäß Art 49 Abs 1 lit a DSGVO, zur Erfüllung eines mit den betroffenen Personen oder in ihrem Interesse geschlossenen Vertrags gemäß Art 49 Abs 1 lit b und c DSGVO oder aus wichtigen Gründen des öffentlichen Interesses gemäß Art 49 Abs 1 lit d DSGVO.
Insbesondere global tätige Anbieter von Clouddiensten haben ihren Hauptsitz in den USA. Den USA wurde vom Europäischen Gerichtshof kein angemessenes Datenschutzniveau bescheinigt. Es besteht das Risiko, dass personenbezogene Daten dem Zugriff durch US-Behörden zu Kontroll- und
Überwachungszwecken unterliegen und dagegen keine wirksamen Rechtsbehelfe zur Verfügung stehen. Die Europäische Kommission und die USA arbeiten an der Beseitigung des Rechtsrisikos. Bis eine politische Lösung vorliegt, verlangen wir von Anbietern aus den USA neben dem Abschluss von Standardvertragsklauseln zusätzliche Garantien.
3. Wie lange speichern wir Ihre die Daten?
Die WU ist aufgrund verschiedener gesetzlicher Bestimmungen, unter anderem im Universitätsgesetz 2002, im Bildungsdokumentationsgesetz sowie in der Universitäts-Studienevidenzverordnung 2004, verpflichtet, eine Vielzahl an Daten ihrer Studierenden aufzubewahren, darunter beispielsweise Namen, Geburtsdatum, Geschlecht, Staatsangehörigkeit, Anschrift, Beginndatum und Beendigungsdatum der Ausbildung, Matrikelnummer sowie Prüfungsdaten.
Die Anschrift am Heimatort und die Zustelladresse sind 10 Jahre lang zu speichern. Im Hinblick auf die Gewährleistung der ordnungsgemäßen Vergabe von Matrikelnummern sind die Matrikelnummer, Familienname und Vorname(n), Geburtsdatum, Geschlecht, Staatsangehörigkeit, Datum der allgemeinen Universitätsreife, Kennzeichnung als ungültige Matrikelnummer, Bereichsspezifisches Personenkennzeichen (BF) 99 Jahre zu speichern. Prüfungsdaten müssen gemäß § 53 UG mindestens 80 Jahre aufbewahrt werden. Prüfungsprotokolle, Korrekturen schriftlicher Prüfungen, Beurteilungsbögen und Prüfungsbögen müssen 6 Monate ab Bekanntgabe der Beurteilung aufgehoben werden (§§ 79, 84 UG). Die in den Evidenzen der Studierenden enthaltenen Sozialversicherungsnummern oder Ersatzkennzeichen der Studierenden werden spätestens 2 Jahre nach dem Abgang von der Bildungseinrichtung gelöscht. Daten im Zusammenhang mit Bankomatzahlungen werden gemäß § 132 BAO 7 Jahre aufbewahrt und danach gelöscht.
Die Daten der Studierenden und Absolvent*innenbefragungen werden nach sechs Jahren gelöscht. Die Daten der Online-Aufsicht werden während der 4-wöchigen Beurteilungsfrist und darüber hinaus während der 2-wöchigen Einspruchsfrist gespeichert und danach gelöscht. Im Falle eines Einspruches werden die Daten bis zum Abschluss des betreffenden Verfahrens gespeichert und dann gelöscht. Die Daten der Spindverwaltung werden 14 Tagen nach Nutzung aus dem System gelöscht. Im Falle von Rechtsstreitigkeiten werden die Daten in der Regel zumindest so lange aufbewahrt, als Ansprüche gegen die WU geltend gemacht werden können und bis zur Beendigung von allfälligen Rechtsstreitigkeiten, bei denen die Daten als Beweis benötigt werden. Gesetzliche Verjährungsfristen betragen gewöhnlich 3 Jahre und längstens 30 Jahre.
4. Welche Rechte stehen Ihnen als betroffene Person zu?
Als Betroffene oder Betroffener dieser Datenverarbeitung stehen Ihnen gegenüber der WU als Verantwortliche das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit sowie Widerspruch zu. Darüber hinaus haben Sie als Betroffene oder Betroffener das Recht, allfällige Beschwerden bei der österreichischen Datenschutzbehörde einzubringen. Nähere Informationen zu Ihren Rechten als betroffene Person finden Sie auf unserer Webseite unter www.wu.ac.at/betroffenenrechte.
Um Ihre Rechte geltend zu machen, können Sie sich an das WU Datenschutzteam unter datenschutz(at)wu.ac.at wenden.