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PM 4.0 bis projektorientierte Unternehmensführung

24. April 2016

Die Zukunft des modernen Projektmanagements

Die Rahmenbedingungen im Projektmanagement haben sich in den vergangenen 20 Jahren grundlegend verändert. Gleichzeitig ist der Anteil der Projektarbeit in Unternehmen über alle Branchen hinweg kontinuierlich gestiegen.

Warum die professionelle Abwicklung von Projekten zunehmend über Erfolg oder Misserfolg eines Unternehmens entscheidet und welchen Bereichen zukünftig besondere Bedeutung zukommen wird, erklärt Prof. Martina Huemann, Leiterin Projektmanagement Group der WU und Wissenschaftliche Leiterin des Professional MBA Project Management.

1. Projektorientierte Unternehmensführung

Moderne Unternehmen werden heute mehr und mehr über Projekte geführt. Um sich am Markt behaupten zu können, müssen Unternehmen innovativ sein, sich laufend neuausrichten und ihre Produkte und Prozesse ständig optimieren. Damit untrennbar verbunden ist erfolgreiche Projektarbeit.

„Die Schwierigkeit bei diesem „Management by Projects“ besteht darin, eine optimale Balance dafür zu finden, ob Aufgaben in einem Unternehmen in der Linie, oder aber als Projekt erledigt werden. Nicht jede Fragestellung ist ein Projekt - sonst herrscht schnell die „Projektitis“ und alles ist Projekt. Ein Projekt aufzusetzen bedeutet immer gleichzeitig auch, dass es ein entsprechendes Projektmanagement braucht. Daher sollte klar unterscheiden werden, ab welcher Komplexität ein Projekt die geeignete Organisationsform ist. Die Basis für diese Entscheidung sind ein gutes Prozessverständnis, eine ausgeprägte Kultur der Zusammenarbeit, Transparenz und Empowerment. Jene Unternehmen, denen es gelingt, Projektorientierung wirklich zu leben, haben einen strategischen Wettbewerbsvorteil: Sie können Spannungsfelder und Widersprüche gezielt ausgleichen und auf komplexe Umweltsituationen flexibel und professionell reagieren“, sagt Martina Huemann.

2. Stakeholder Management und Agiles Projektmanagement

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Erfolgreiche Projekte müssen schnell auf Änderungen von Stakeholder-Interessen reagieren.

Die meisten Projekte scheitern deshalb, weil die Erwartungen der Stakeholder (LieferantInnen, VerkäuferInnen, InvestorInnen, Behörden, Medien, BürgerInnen, etc.) nicht entsprechend berücksichtigt bzw. gesteuert werden. Für viele Stakeholder steht das Projekt aber gar nicht im Mittelpunkt, weil sie nur teilweise oder indirekt betroffen sind. Und genau das macht es auch so kompliziert, sie ins Boot zu holen. Umso wichtiger ist es daher, dass Projekte schnell und flexibel auf Änderungen von Stakeholder-Interessen reagieren können. Im Idealfall haben sie die Möglichkeit, die Anforderungen an das Projekt (mit-)zu definieren.

„Genau hier kann eine neue Entwicklung im Projektmanagement, das sogenannte Agile PM, wertvolle Dienste leisten: Im Mittelpunkt steht die Wertschöpfung für die KundInnen und andere Stakeholder, also „Management for Stakeholder“ und nicht „Management of Stakeholder“. Im Gegensatz zum traditionellen, planungsorientierten Projektmanagement werden beim Agilen PM Projekte und Prozesse sehr dynamisch gesteuert. Das erhöht die Flexibilität enorm und erlaubt es, auch während der verschiedenen Projektphasen Ziele entsprechend anzupassen und so für eine hohe Akzeptanz und Einbindung der Stakeholder zu sorgen“, so Martina Huemann.

3. PM 4.0

Der neueste und sicherlich revolutionärste Trend im Projektmanagement ist PM 4.0. Moderne Software-Lösungen, Big Data, Social Media und innovative Simulations-Technologien eröffnen dem modernen Projektmanagement ungeahnte Möglichkeiten. Per Mausklick können sich heute alle Beteiligten jederzeit auf den neuesten Stand des Projekts bringen, über ganzheitliche Cloud-Lösungen externe LieferantInnen, PartnerInnen oder SponsorInnen effizient ins Projekt eingebunden werden. Social Collaboration Plattformen wiederum erlauben es, via Blogs, Wikis, Messenger oder Foren mit jenen Stakeholdern in Kontakt zu treten, die andernfalls nicht oder nur sehr schwer zu erreichen sind. Das gleiche Ziel verfolgen auch spezielle Visualisierungs-Tools: In einer sehr frühen Phase des Projekts, in der Änderungen noch schnell und ressourcenschonend umgesetzt werden können, kann der Projektverantwortliche unterschiedliche Szenarien visuell darstellen. Das erhöht die Transparenz, macht ein Projekt „greifbarer“ und gibt allen Stakeholdern so die Möglichkeit, aktiv mitzugestalten.

4. Project Leadership

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Im Projektmanagement kommt dem Thema Leadership eine noch wichtigere Rolle zu als in einem herkömmlichen Unternehmen: Zum einen werden Projektteams nur für eine bestimmte Zeit speziell für das jeweilige Projekt zusammengestellt – eine besondere Herausforderung für den Projektverantwortlichen, der das Projekt so schnell wie möglich arbeitsfähig machen muss. Zum anderen sind die ProjektmanagerInnen in den wenigsten Fällen mit direkten Weisungsbefugnissen ausgestattet, weil Projekte in der Regel abseits der normalen Hierarchieebenen ablaufen und die ProjektmanagerInnen auf großen Widerstand stoßen:

„Projekte werden leider immer noch häufig als Bedrohung für die klassischen hierarchischen Ebenen in einem Unternehmen empfunden. Erfolgreiche ProjektmanagerInnen müssen daher in der Lage sein, schnell adäquate Strukturen zu implementieren und gleichzeitig das Projektteam entsprechend zu führen. Neben fachlichem Wissen stehen hier vor allem hohe soziale Kompetenz und entsprechende Resilienz im Vordergrund: Ob ein Projekt erfolgreich abgeschlossen werden kann, hängt immer mehr davon ab, wie professionell der ProjektmanagerInnen mit Widersprüchen und unterschiedlichen Interessenslagen umgehen und ob er auch bei „starkem Gegenwind“ seine Ziele konsequent verfolgen kann“, erklärt Martina Huemann abschließend.

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