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Transformation à la Corona: mit Lichtgeschwindigkeit zur digitalen Business School

30. April 2020

Herausforderungen eines digitalen Kraftaktes

„Besondere Zeiten erfordern besondere Maßnahmen.“ Dieses während der Covid-19-Krise vielbemühte Zitat könnte nicht besser zu den vergangenen Wochen an der WU Executive Academy passen. Mit rasanter Geschwindigkeit hat die Business School der WU den aufgrund der Corona-Krise dramatisch beschleunigten Wandel hin zur digitalen Business School gemeistert. „Man hält Dinge oft für unmöglich, bis sie getan sind“, sagt Dekanin Barbara Stöttinger. Erfahren Sie im Folgenden, welchen Herausforderungen sich das Team der WU Executive Academy in den vergangenen Wochen stellen musste und warum der „digitale Kraftakt“ nur gemeinsam gelingen konnte. 

Symbolische Darstellung einer digitalen Busines School
Quasi von heute auf morgen musste die WU Executive Academy zur digitalen Business School transformiert werden.

Was die Corona-Krise für Weiterbildungsinstitutionen bedeutet, war und ist nach wie vor evident: Präsenzkurse und Lehrgänge waren von einem Tag auf den anderen nicht mehr möglich. An der WU Executive Academy bedeutet diese Tatsache für das Team, in kürzester Zeit einen Akt der umfassenden digitalen Transformation zu vollbringen, der selbst Managing Director Astrid Kleinhanns-Rollé erstaunt hat: „Wenn Sie mich Anfang März gefragt hätten, ob ich mir vorstellen kann, in nur wenigen Wochen so gut wie alle unsere Weiterbildungs-Programme auf Distance Learning umzustellen, dann hätte ich diese Frage vermutlich als Utopie abgetan“, erzählt sie. Möglich sei das nur gewesen, weil alle Beteiligten – „unser Team, unsere Vortragenden, unsere PartnerInnen“ –  an einem Strang gezogen hätten.

Herausforderung angenommen

Wie das gelingen konnte? Alles begann – notgedrungen – mit einem riesigen „Challenge excepted“:

Challenge 1: Ab ins Home Office

Am Mittwoch, vier Tage bevor die Zugangsbeschränkungen der Regierung in Kraft traten, besprach man intern, am Freitag ins Home Office zu übersiedeln und die Lehre auf Distanzlehre umzustellen. „Es war uns klar, dass es sehr schnell gehen muss“, erzählt Dekanin Barbara Stöttinger. Nachsatz: „Hätte mich eine Woche davor jemand gefragt, dass wir das in wenigen Tagen mit mehr als 60 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern stemmen müssen – ich wäre vom Sessel gefallen.“ Das Krisenteam rund um Astrid Kleinhanns-Rollé und Dekanin Barbara Stöttinger formierte sich und traf einander täglich im Home Office virtuell – anfangs eine Stunde, inzwischen reicht eine halbe Stunde. Die Kommunikation erfolgt von dort ausgehend ins jeweilige Team – in engen Feedbackschleifen wird der Umsetzungsfortschritt wieder ins Krisenteam zurückgespielt.

Portrait Astrid Kleinhanns-Rollé

Astrid Kleinhanns-Rollé

  • Managing Director der WU Executive Academy

Zu Beginn waren die Meetings durchaus intensiv. Wir haben anfangs sehr umfassende Informationen weitergegeben und vieles im Detail besprochen, damit jeder und jede das Big Picture zur Situation erhält. Nach zwei Wochen konnten wir vom Krisenmodus in eine vorläufige Routine, die vielzitierte „neue Normalität“, wechseln.

Challenge 2: Technische Tücken überwinden

Die Übersiedelung der gesamten Belegschaft der WU Executive Academy ins Home Office war ein Kraftakt, der innerhalb von zwei Tagen umgesetzt wurde. Für das IT-Team gestaltete sich die Herausforderung sehr positiv. Anfangs mussten alle Mitarbeiter rasch mit technischem Equipment wie Leih-Notebooks ausgestattet werden. Den Zugriff auf den Standrechner von außen gewährte die IT-Abteilung der Wirtschaftsuniversität Wien, den IT-Support übernahm das Team der WU Executive Academy. Fragen wie „Wie mache ich eine Telefonkonferenz, wie finde ich meine Ordner“, kamen oft, erzählt IT-Leiterin Monika Kammerer. Als Kommunikationstools wurden Skype for Business und MS Teams ausgerollt, „beides wurde sehr gut von den Teams angenommen“, sagt sie. Anfangs war die Situation eine „Mischung aus Neugierde, Enthusiasmus, Lust am Austesten und Stress“, erzählt Kammerer. Daher war es auch wichtig, Kommunikationsregeln und regelmäßige Pausen festzulegen: „Um die Mittagszeit haben wir für alle eine Ruhezeit ohne Calls und Termine eingeführt. Webcalls sind eine andere Liga als physische Meetings: sie erfordern mehr Aufmerksamkeit.“

Bild eines Home Office während Corona
Kommunikationsregeln und Pausen sind im Home Office wichtig, daher: keine Calls während der Mittagspause.

Ihr Team hat über Feedbackschleifen und regelmäßigen Austausch erarbeitet, was die Belegschaft an Know-how und Support benötigt. „Wir freuen uns sehr über diesen breiten Digitalisierungsschub – den hätten wir ansonsten in fünf Jahren nicht hinbekommen.“ Die Anwenderkenntnisse aller MitarbeiterInnen seien rasch gewachsen. „Früher haben wir bei Online-Events den gesamten Support übernommen, jetzt im Home Office haben die MitarbeiterInnen das ganz allein gemacht, ich war nur virtuell für den Notfall dabei“, ist Kammerer erfreut. Auch die Infoveranstaltungen für Studierende finden mittlerweile ausschließlich virtuell statt: via Adobe Connect und MS Teams. Für die digitale Lehre wird die Moodle-Plattform genutzt. In einigen Fächern werden Lehrvideos eingebunden, in anderen vertonte Webinare, auch Online-Sprechstunden werden von den Vortragenden angeboten. Schwierig sei die Umsetzung der Finance-Module: „Hier geht es sehr oft um mathematische Aufgaben, für die im Moment noch ein geeignetes digitales Flipchart fehlt“, so Kammerer. Hin und wieder höre man von den Vortragenden, „ohne meinen Vortrag im Hörsaal geht das nicht“, aber die meisten seien experimentierfreudig und motiviert.

Challenge 3: Digitalisierung der Lehre

In Woche drei hatte man alle Programme komplett auf e-Learning umgestellt. „Seit Mitte März laufen Module der Universitätslehrgänge über e-Learning, im Mai und Juni kommen diverse Module der MBA-Programme hinzu“, so Stöttinger. Möglich sei das nur durch den „unglaublichen Support“ der Faculty und der Vortragenden gewesen, sagt die Dekanin. „Die Leute haben sich ins Abenteuer reingestürzt, haben digitale Tools ausprobiert und ihre Module auf e-Learning umgestellt. Es war plötzlich so viel positive Energie vorhanden. Ich hätte das nicht für möglich gehalten.“ Nachsatz: „Man hält die Dinge oft für unmöglich, bis sie getan sind.“

Digitale Lehre ist an der WU Executive Academy aber schon seit längerem gelebte Praxis: „In vielen Bereichen bieten wir Blended Learning und e-Learning schon seit Jahren an“, sagt Barbara Stöttinger. Die TeilnehmerInnen des Kurzprogramms „Pioneers of the 21st Century“ werden etwa zusätzlich zu Präsenzseminaren auch in Online-Modulen und interaktiven Foren betreut, der Lehrgang „Agile Leadership“ für Unternehmen findet sogar ausschließlich als Online-Kurs statt. Dennoch gab es viele Vortragende der Faculty, die ihren Präsenzunterricht digitalisieren mussten – auch Barbara Stöttinger hat nicht nur ihre MBA-Module und jene der Universitätslehrgänge, in denen sie unterrichtet, digitalisiert, sondern auch ihre Vorlesungen für das Bachelorstudium an der WU.

Portrait Barbara Stöttinger

Barbara Stöttinger

  • Dekanin der WU Executive Academy

Im ersten Moment bedeutet das einmal viel Aufwand: man muss ein komplett neues didaktisches Konzept für die digitale Lehre erstellen. Folien, Videos, Tools, die man sonst verwendet, lassen sich nur bedingt ins Online-System übertragen.

Für so manche DozentInnen sei die Umstellung auf Online-Inhalte nicht immer einfach: „Viele sind im Hörsaal erfolgreich, können gut mit den Studierenden interagieren. Beim e-Learning kommt es allerdings auf andere Erfolgsfaktoren an“, so Stöttinger. Alle mussten aus ihrer Komfortzone heraus, „mich hat begeistert, dass viele sich so rasch auf die Digitalisierung eingelassen haben“, sagt sie. Für die technische Umsetzung samt digitaler Plattformen erhielten sie natürlich Unterstützung vom Team. Am größten sei jedenfalls die innere Transformation im Gange: „Es sind verrückte Zeiten und sie haben uns ver-rückt“, sagt Barbara Stöttinger. „Auch ich selbst merke: Dinge, die ich vor mir hergeschoben habe, probiere ich jetzt einfach aus.“

Challenge 4: Studierende ins Boot holen

Wesentlich war auch eine umfassende und transparente Kommunikation mit den Studierenden über die jeweiligen Programm ManagerInnen: „Ab sofort findet der gesamte Unterricht digital statt.“ Ein Risiko für Führungskräfte, die aus anderen Ländern nicht zuletzt wegen des persönlichen Austauschs in der internationalen Community und dem Studienerlebnis am WU-Campus anreisen. „Wir haben mit Absagen und Stornierungen gerechnet, bisher sind uns die Studierenden aber treu geblieben“, sagt Stöttinger. Die zahlreich stattfindenden MBA Alumni Club Treffen, die regelmäßig von den Alumni initiiert werden, waren plötzlich auch nicht mehr möglich. Aleksandar Nedeljkovic hat den Professional MBA Finance 2018 absolviert und in der Adria-Region regelmäßig MBA Alumni Treffen organisiert. „Wir veranstalten in den jeweiligen Ländern diverse Events für die Alumni der MBA-Programme, etwa in Serbien, Nordmazedonien oder Kroatien – allerdings immer persönlich“, erzählt er. Als sich die Corona-Krise abzeichnete, schlug er der WU Executive Academy vor, ein länderübergreifendes Online-Event zu den Auswirkungen der Corona-Krise auf Unternehmen zu organisieren. Mitte März bereits fand das Event mit vielen MBA-Absolventinnen und Absolventen aus Österreich, Serbien und Kroatien virtuell statt.

Bild einer Videokonferenz von Business School Absolventen
Aleksandar Nedeljkovic organisiert regelmäßig Alumni-Treffen in der Adria-Region und hat gleich im März ein Online-Event auf die Beine gestellt.

Die TeilnehmerInnen aus verschiedensten Branchen wie Immobilien, Marketing, aus der Konsumgüterproduktion, aus der Rüstungsindustrie und staatlichen Einrichtungen tauschten sich über ihre persönlichen Erfahrungen, über Business-Aktivitäten und Maßnahmen der jeweiligen Regierungen aus. „Es war sehr spannend zu sehen, wie Unternehmen aus unterschiedlichen Branchen mit dieser Situation umgehen“, sagt Aleksandar Nedeljkovic. Positiv war auch der tiefergehende persönliche Austausch, der gerade durch das virtuelle Meeting möglich war.

Portrait Aleksandar Nedeljkovic

Aleksandar Nedeljkovic

  • Professional MBA Finance Alumnus

Was ansonsten beim Netzwerken nach dem offiziellen Teil der Treffen unter vier oder sechs Augen geschieht, hatten wir im virtuellen Meeting in größerer Runde.

Challenge 5: Die Zusammenarbeit in den Teams

Barbara Stöttinger schreibt seit Woche eins einmal pro Woche ein Mail an alle rund 60+ MitarbeiterInnen mit ihren Erfahrungen, auch etwa, „welches IT-Tool ich nun endlich beherrsche und welches noch nicht“. Die Unternehmenskultur sei grundsätzlich schon geprägt von Zusammenhalt gewesen: „Vor allem im Team unterstützen die MitarbeiterInnen einander sehr.“ Die neue Situation, die anfangs doch sehr fordernd war, führte auch zu einem positiven Effekt: „Die Leute haben begonnen, auch teamübergreifend einander zu helfen, was etwa neue Tools betrifft“, erzählt Monika Kammerer, Leiterin des IT-Teams. Dadurch habe sich auch die Funktion der IT-Abteilung verändert: „Wir sind nicht mehr nur die, die auf Zuruf Mikro-Probleme lösen – sondern wir sehen uns vielmehr als Schnittstelle, um die MitarbeiterInnen mit Manuals zu unterstützen und bei der Umsetzung zu coachen und zu beraten. Wir arbeiten nun mit den Vortragenden auf Augenhöhe, das macht großen Spaß.“ Sie sieht auch eine nachhaltige Veränderung der IT-Rollen: „Die MitarbeiterInnen werden von uns in der IT-Abteilung nicht mehr so abhängig sein wie zuvor und selbstständiger digital arbeiten.“ Was im Home Office fehlt, ist die soziale Komponente. „Im IT-Team veranstalten wir daher regelmäßig virtuelle IT-Cafés“, sagt Kammerer. Was bedeutet: sich ganz persönlich und ohne Agenda austauschen und einen Kaffee trinken.

Bild eines virtuellen KAffeerunde in Zeiten Corona
Virtuelle IT-Cafés sollen die fehlende soziale Komponente etwas kompensieren.

Klar ist, die rasante Transformation der WU Executive Academy ist nicht aufzuhalten: „Was wir jetzt gemeinsam erreicht haben, ist nicht nur notwendige Grundlage, um in diesen schwierigen Zeiten weitermachen zu können, es hat uns auch mit Lichtgeschwindigkeit in eine neue Dimension der Digitalisierung katapultiert – Errungenschaften, von denen wir noch lange profitieren werden“, sagt Geschäftsführerin Astrid Kleinhanns-Rollé.

In Zeiten wie diesen durchlebt die WU Executive Academy was sie predigt - sei es agile Leadership, digitale Transformation oder mit Pioniergeist unerwartete Herausforderungen zu meistern.

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