WU-Studierende organisieren Top-Event

Die gemeinsam mit dem WWG Forum Marketing veranstaltete Filmpremiere von „The White Maze“ am 15. Dezember 2016 hätte wohl kaum in einem passenderen Rahmen stattfinden können: Die vom Red Bull Mediahouse koproduzierte Dokumentation über eine abenteuerliche Erstbesteigung in Ostsibirien wurde erstmals Open Air im Wiener Eislaufverein gezeigt. In diesem außergewöhnlichen Setting konnten die zahlreichen Premierengäste mitverfolgen, wie die beiden Freerider Matthias Mayr und Matthias Haunholder bei bis zu Minus 60 Grad an ihre Grenzen gingen. Ohne Helikopterunterstützung befuhren sie als erste Menschen den Gora Podeba, den höchsten Berg in Ostsibirien, mit Skiern.

9-wöchige Planung, 4 Teams, 28 TeilnehmerInnen

Damit der Abend ein derartiger Erfolg werden konnte, ging dem Event ein eine intensive 9-wöchige Konzeptions- und Planungsphase voraus: Aufgeteilt in 4 Teams widmeten sich die 28 TeilnehmerInnen des Universitätslehrgangs Tourismus- und Eventmanagement unterschiedlichen Schwerpunkten in der Umsetzung des Projekts: eine Gruppe war für Budget und rechtliche Rahmenbedingungen verantwortlich, eine für Sponsoring, PR und Vermarktung, ein Team kümmerte sich um Logistik und Location und ein anderes um Dramaturgie, Programm und Kulinarik. Am Ende flossen die Ergebnisse der einzelnen Gruppen in ein stimmiges Gesamtprojekt ein.

Freiluft mit Flair

Damit bei den Gästen nicht dieselbe eisige Atmosphäre wie auf der Leinwand aufkommen konnte, hatten sich die OrganisatorInnen einiges überlegt: Vor der Vorstellung warteten sie mit Glühwein, Nougat und gebrannten Nüssen auf und während dem Screening sorgten Gratispopkorn von Kelly’s und Leihdecken von Telemark Marketing für heimeliges Filmabend-Flair. Auch das Gewinnspiel, bei dem unter anderem eine Nacht im Aparthotel Stanys und Gutscheine für Austrian Airlines verlost wurden, kam bei den Filmfans gut an.

Nach der Vorstellung beantwortete Matthias Mayr einige Publikumsfragen und erzählte dabei von seinen persönlichen Erfahrungen und der Entstehung des Films. Den OrganisatorInnen war es außerdem ein Anliegen, nicht nur für Unterhaltung zu sorgen, sondern dabei etwas Gutes zu tun: Die Decken wurden nach dem Event der Wiener Gruft gespendet und der Erlös der Veranstaltung ging an Herzkinder Österreich, einem Verein zur Unterstützung von Familien mit herzkranken Kindern.

Professionelle Umsetzung der Theorie

Die TeilnehmerInnen des Universitätslehrgangs Tourismus- & Eventmanagement können sich rückblickend über viel positives Feedback freuen – unter anderem von Matthias Mayr höchstpersönlich: „Der Abend war wirklich gelungen“, so der Ski- und Eventprofi. „Ich finde, dass die StudentInnen das Projekt höchst professionell umgesetzt haben – da könnte sich so manche Eventagenturen eine Scheibe davon abschneiden.“

Auch Lehrgangsleiter Dr. Dieter Scharitzer war begeistert: „Das Team hat diese Aufgabe wirklich bravourös gemeistert – was uns erneut zeigt, dass unser praxisorientiertes Lehrkonzept fruchtet. Wir geben unseren Studierenden das notwendige Know-How mit auf den Weg und lassen ihnen dann im Rahmen der Projekte völlig freie Hand. Gerade im Eventmanagement ist dieser praktische Aspekt der Ausbildung extrem wertvoll für alle Beteiligten.“

„Der Abend war aber nicht nur für die Gäste, sondern auch für uns unvergesslich“, resümiert Kathy Gerlinger stellvertretend für ihre Klasse. „Es hat wirklich großen Spaß gemacht, ohne konkrete Vorgaben eine Filmpremiere zu organisieren. Wir konnten einerseits einen tiefen Einblick in den Aufwand bekommen, den die Organisation eines solchen Events mit sich bringt, und andererseits wirklich tolle Tricks und Erfahrungen sammeln. Die größte Herausforderung war bestimmt die kurze, nur 9-wöchige Vorbereitungsphase, kombiniert mit den vielen Vorstellungen einer bunt gemischten Gruppe.“