Was MBA-Studierende über Projektmanagement-Software wissen sollten

Das Geschäftsumfeld wird immer wettbewerbsintensiver, da die Unternehmen versuchen, bessere Margen zu finden und zu nutzen, die ihnen einen Vorteil gegenüber ihren Konkurrenten verschaffen. Die Effizienz mit Zeit, Geld und Ressourcen muss maximiert werden, um hervorragende Ergebnisse zu erzielen, und Projektmanagementsoftware ist ein wichtiges Mittel dazu geworden.

Transparency Market Research prognostiziert, dass der weltweite Markt für Online-Projektmanagement-Software bis 2026 einen Wert von 5,7 Milliarden Euro erreichen wird. Es gibt hunderte von verschiedenen Optionen, aber nicht alle entsprechen den Bedürfnissen jedes einzelnen Unternehmens. Manager sollten zunächst mehrere Faktoren berücksichtigen, wie z.B. die Anzahl der Benutzer, ob sie Cloud-basiert sein müssen und ihre Speicherfähigkeit. Hier ist eine Kurzanleitung über die Vorzüge dieser Art von Software.

Jedes Unternehmen ist ein komplexes Geflecht aus unterschiedlichen Verantwortlichkeiten und Kompetenzen. Oft gibt es einzelne Teams für Marketing, Vertrieb, Kundenservice und vieles mehr. Da jedes dieser Teams eine Vielzahl von Aufgaben zu erledigen und Ziele zu erreichen hat, ist eine Projektmanagement-Software unerlässlich, um den Fortschritt im Auge zu behalten.

Programme wie Teamworks, Microsoft Project oder Wrike wurden entwickelt, um eine Reihe von wichtigen Geschäftsfunktionen auszuführen. Manager können auf einfache Weise die Arbeitsbelastung von Teams oder einzelnen Mitarbeitern ermitteln und Ressourcen für den Erfolg umverteilen.

©Alek Kawka

^{Manager können den Projektfortschritt aus der Ferne überprüfen.}

Neben der Verfolgung des Fortschritts einzelner Aufträge und Gesamtprojekte können MBA-AbsolventInnen diese für die Planung, Budgetierung und den effizienten Austausch wichtiger Dateien nutzen. Eine schnelle Arbeitsumgebung erfordert auch eine sofortige Kommunikation, damit Probleme schnell gelöst werden können, und die Software ist ein zentraler Ort, an dem sich die Mitarbeiter effizient über bestimmte Projekte unterhalten können.

Ein Unternehmen und seine Kunden müssen die Ziele des anderen verstehen und zusammenarbeiten, um sie zu erreichen. Um dies zu erleichtern, wird Projektmanagement-Software von Unternehmen eingesetzt, um die Verbindung zu ihren Kunden aufrechtzuerhalten, so dass sie Informationen austauschen und sicherstellen können, dass die Zusammenarbeit effektiv ist.

Darüber hinaus ergab eine Studie des Project Management Institute aus dem Jahr 2017, dass das Fehlen klarer Ziele die Hauptursache für das Scheitern des Projekts ist. Ein umfassendes Softwarepaket kann dies überwinden, indem es einen Weg der Kommunikation und Kontrolle zwischen dem Unternehmen und den Kunden schafft. So können Projektprobleme früher erkannt und behoben werden, was zu Kosteneinsparungen und Ergebnisverbesserungen führt. 

Neue Software ist oft eine große Herausforderung, und MBA-Absolventen, die sich mit Projektmanagement-Programmen für ihr Unternehmen beschäftigen, müssen erkennen, dass eine lange Einarbeitungszeit erforderlich ist, um ihre Mitarbeiter fit zu machen.

Viele Manager beraten sich mit den Mitarbeitern darüber, welche Funktionen erforderlich sind und aus welchen Gründen sie sich für ein bestimmtes Softwareprogramm entscheiden. Kommunikation ist während des gesamten Umsetzungsprozesses unerlässlich, so dass die Anliegen der Mitarbeiter frühzeitig berücksichtigt werden.

©WU Executive Academy

^{Die Mitarbeiter sollten umfassend im Umgang mit neuer Software geschult werden.}

Die Mitarbeiter müssen umfassend geschult werden, um diese Software vollständig zu verstehen und zu nutzen, aber ihre Einführung sollte als Chance und nicht als Aufgabe gesehen werden. Die besten Manager erklären immer wieder die Vorteile des neuen Programms und wie es das Leben ihrer Mitarbeiter etwas einfacher macht. Sobald die Schulung abgeschlossen und die Software vollständig implementiert ist, wird das gesamte Unternehmen schnell mehr Effizienz und bessere Ergebnisse erzielen.

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